8.1 Teilnehmende und Referent:innen führen
Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort vermitteln
Wichtig ist vor allem, unabhängig davon, ob Deine virtuelle Konferenz klein oder groß, mit wenigen Teilnehmenden oder mit vielen, ein Online-Meeting, ein frontales Webinar, ein interaktiver digitaler Workshop oder eine mehrtägige virtuelle Konferenz mit tausenden Teilnehmenden ist, dass sowohl Deine Teilnehmenden und als auch Deine Referent:innen erstens dort, wo die Veranstaltung stattfindet, und zweitens dann, wann sie es gerade brauchen -eben zur richtigen Zeit am richtigen Ort- die Möglichkeiten und Informationen bekommen, die sie für ihre spezifische Form der Teilnahme an Deiner Veranstaltung benötigen.
Sich in die Zielgruppe hineinversetzen
Um herauszufinden, was Deine Besucher:innen und Mitwirkenden genau brauchen, kann es hilfreich sein, sich mit ausreichend Vorlaufzeit vor der geplanten Veranstaltung einmal ihr Hütchen aufzusetzen oder in ihre Fußstapfen zu treten und sich zu fragen: Wenn ich als Gast, Gast-Moderator:in auf meiner Veranstaltung wäre, was muss ich wissen, wann würde ich es gerne wissen und was wäre außerdem wünschenswert? Benötige ich eine extra Seite für die Teilnahme an meiner Konferenz? Benötige ich eine extra Seite für mich als Sprecher:in, Moderator:in, Chat-Moderator:in, als technischer Support, also ein Backstage für meine Konferenz? Oder bin ich sowohl als Zuschauer:in bzw. Zuhörer:innen als auch Speaker:in ohnehin zur selben Zeit am selben Ort und nutze die gleichen Zugangswege zu meinen virtuellen Konferenzräumen?
Schon vor der Veranstaltung alle wichtigen Infos teilen und oft Gefragtes zusammenfassen
Zum Beispiel möchten Referent:innen schon vor der Veranstaltung gerne wissen, wann sie wo dran sind, wie viel Teilnehmende zu erwarten sind, welche Technik genutzt wird, ob es Interaktionsmöglichkeiten gibt, sie möchten die technischen Gegebenheiten und Features gerne schon einmal ausprobiert haben, ggf. Co-Referent:innen, Co-Moderator:innen, Chat-Moderator:innen und technischen Supporter:innen kennengelernt und mit ihnen den Ablauf besprochen haben. Sie möchten Links und Passwörter kennen oder sich zumindest in Sicherheit wiegen, wie sie an den Veranstaltungstagen in ihren Raum kommen und mit wieviel Vorlaufzeit sie dort sein sollten.
Teilnehmende wollen natürlich auch vorab schon wissen, wann es wo losgeht und ob sie dafür ggf. Technik vorab installieren sollten, um nicht zu spät dran zu sein. Und wichtig ist ihnen sicher auch, gerade da es in der Planungsphase kurz vor dem Event oft sehr stressig werden kann, stets wertschätzend angesprochen zu werden. Da den Organisator:innen dann aber selten Zeit für ausführliche E-Mails, Telefonate oder Videokonferenzen mit Einzelnen zu offenen Fragen bleibt, kann man einem Fragensturm dadurch entkommen, in dem man oft Gefragtes rechtzeitig zum Beispiel schon ein paar Wochen oder Tage vor dem Event in FAQ-Übersichten und Sammelbriefings für die einzelnen Ansprechgruppen zusammenfasst. Dann reicht in der individuellen Kommunikation oft ein schneller freundlicher Satz mit dem Hinweis auf die Übersichtsseite, das Briefingdokument oder den Technik- und Moderationscheck und darauf, dass eventuell noch offene Fragen dann sehr gerne im Anschluss noch persönlich beantwortet werden können.
Für Deine Veranstaltungstag(e): Wann eine Event-/Programmseite sinnvoll ist
Gerade bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmenden und Referent:innen sowie Programmpunkten, jedenfalls bei solchen, bei denen sich der Aufwand lohnt, und für die auch ausreichend zeitliche und finanzielle Ressourcen zur Verfügung stehen, kann die Bereitsstellung einer oder besser sogar zweier digitaler Konferenzseiten sinnvoll sein.
Wann zwei Event-/Programmseiten Sinn machen
Der Aufbau Deiner Eventseite, ob Du sie nun selbst baust, von einer Agentur oder einem Webdesigner gestalten lässt oder auf ein professionelles Eventtool zurückgreifst, sollte Teilnehmende und Referent:innen, ggf. unabhängig voneinander, möglichst schnell und einfach durch das (Mehr-)Tagesprogramm navigieren. Zwei Konferenzseiten, also eine Eventpage für herkömmlich Teilnehmende und eine extra Seite für Beteiligte hinter den Kulissen, solltest Du dann ins Auge fassen, wenn Dein Programm sehr umfangreich ist, Deine Zielgruppen viele unterschiedliche Informationen benötigen und auch verschiedene Zugangswege zu den Konferenzseiten haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Dein Event gestreamt wird, Deine Referent:innen in Videokonferenzräumen präsentieren oder miteinander debattieren, Deine Teilnehmenden aber nicht selbst im Raum anwesend sind und zum Beispiel über eine externe Chat-Funktion mit den Speaker:innen interagieren können. Diese Konferenzform findet sich oft bei größeren mehrtägigen Konferenzen mit mehreren tausend Teilnehmenden. Hier besteht dann ein klarer Vorteil von zwei Konferenzseiten darin, Fehler, Raumirrungen und -wirrungen vorzubeugen und Deine Beteiligten sowohl vor als auch hinter den Kulissen gezielt und passgenau ansprechen zu können.
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