8.3 Inhalte für Teilnehmende während der Veranstaltung
Deine Programm-/Eventseite sollte alle für Deine Teilnehmenden relevanten Informationen beinhalten – von Datenschutzschutzhinweisen über den Weg zum Konferenzraum für einen bestimmten Programmpunkt, Interaktions- und Networking-Möglichkeiten bis hin zu technischen Hilfestellungen. Wo und in welcher Form Du diese Informationen hinterlegen kannst, hängt von der Art Deiner Konferenz und von Deiner technischen Infrastruktur ab. Professionelle Eventtools sind in der Regel schon so aufgebaut, dass sie Platz für die im Folgenden skizzierten Informationen bieten.
Was kann mein Tool
Sollten im Tool Deiner Wahl nicht alle Optionen enthalten sein, hast Du natürlich auch die Möglichkeit diese auf anderem Weg zu übermitteln, z.B. bereits vor dem Event in einem Mailing oder durch die Moderation zu Beginn oder während Deiner Veranstaltung. Wenn Du zum Beispiel möchtest, dass Deine Teilnehmenden ein bestimmtes Networking-Tool nutzen -nehmen wir einmal Slack als Beispiel-,dieses aber in der Eventplattform Deiner Wahl nicht enthalten oder einbettbar sein sollte (hier ist oft LinkedIn integriert), dann könntest Du beispielsweise vorab bei der Einladung auf Slack zur Vernetzung untereinander hinweisen und Deine Teilnehmenden schon vorab dazu einladen. Während der Veranstaltung könntest Du Deine Chats nutzen oder die Anmoderationen, um auf die Vernetzungsmöglichkeiten für Deine Teilnehmenden hinzuweisen.
Wunschfunktionsliste
Wenn Du Dich für die Nutzung eines Eventtools entscheidest, mach Dir eine Liste, welche Informationen Deine Teilnehmenden brauchen, was Dir wichtig ist und welche Möglichkeiten Du ihnen bieten möchtest. Überlege Dir im nächsten Schritt, welche dieser Fragen davon Dein Tool oder die Tools, die Du testest, bereits beantworten können. Schau Dir auch an, welche Themen noch offenbleiben und überlege Dir anschließend wie Du diese Informationen am besten gesammelt und auf welchem Wege an Deine Zielgruppe kommunizieren kannst.
Hier findest Du einen bunten Blumenstraß aus Infopaketen, die, wenn Du sie Deinen Teilnehmenden zur Verfügung stellst, maßgeblich zu einer guten Führung durch Deine Veranstaltung beitragen können. Zwar sind nicht alle Punkte für jede Konferenzform relevant, trotzdem könnte man die Kerninformation für jede Eventform, egal ob Online-Meeting oder mehrtägige Konferenz, individuell abbilden, um Teilnehmende möglichst gut durch die Veranstaltung zu geleiten.
Empfang
Heiße Deine Teilnehmende zu Beginn der Konferenz erst einmal herzlich willkommen. Ankommen, akklimatisieren, umschauen lassen! Wie bei analogen Konferenzen zählt für Deine virtuelle Veranstaltung auch der erste Eindruck. Nicht ohne Grund gibt es imposante Fassaden und Empfangshallen in Konferenzhotels und freundliche, gepflegte Mitarbeitende bei der Registrierung, die einem den Mantel abnehmen und ein Namensschild geben. Das ist natürlich nicht 1:1 online übertragbar, kann aber in abgewandelten Formen digital abgebildet werden. Zum Beispiel reicht beim einfachen Online-Meeting schon ein herzlich anmoderiertes „Hallo“ und eine Vorstellungsrunde für einen netten Empfang aus. Auch beim Betreten einer virtuellen Konferenzseite genügt schon ein simples „Herzlich Willkommen zu unserer Online-Konferenz!“ oberhalb des Eingabefelds der Zugangscodes für Teilnehmende aus, um sie für sich zu gewinnen. Oft bieten professionelle Eventtools einen besonderen Empfang, in dem Teilnehmende gebeten werden beim Check-in ein persönlichen Profil anzulegen, was sich wie ein Registrierungsprozess für eine analoge Konferenz anfühlen kann.
Infocorner, Netiquette und Datenschutz
Bevor die Teilnehmenden den Mainroom Deiner Konferenz betreten, kann es sinnvoll sein, ein paar Vorabinfos mit ihnen zu teilen – ein paar FAQs zum Beispiel. Von technischen Hinweisen für die weniger digital affinen unter Deinen Gästen bis hin zur Netiquette und Datenschutzerklärung, ist hier ein guter Ort und Zeitpunkt Deine Teilnehmenden mit den Regeln der Kommunikation untereinander vertraut zu machen und sie mit Links zu Deinen Datenschutzbestimmungen zu versorgen. Denke hier auch daran auf von Dir eingesetzte Tools externer Anbieter und deren Datenschutzerklärungen hinzuweisen. Daneben kannst Du an dieser Stelle explizit darüber informieren, ob Aufzeichnungen (öffentlich) gemacht werden und bist verpflichtet, den Teilnehmenden vor Betreten der Konferenzsituation, die Möglichkeit einzuräumen, Einspruch zu erheben. Zum Beispiel, indem sie Ton und Video ausgeschaltet lassen oder eine E-Mail an datenschutz@ schicken können? Neben der Frage wann und wo Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden, ist hier auch ein guter Ort für eine Antwort auf das, was Teilnehmende erwarten wird. Zum Beispiel, ob sie mit Bild und Ton zugeschaltet sein werden oder über eine Chatfunktion mit Speaker:innen interagieren können, wie und wo sie networken oder sich und ihre Organisation präsentieren können, wie viele Räume es gibt, etc. Mit ein bisschen textlichem Geschick kann man diese Informationen gut in einen Teaser verwandeln, der Vorfreude macht!
Lobby
Programmübersicht/Tagesplan auf einen Blick mit weiterführenden Informationen zu Referent:innen mit Fotos, mit Zeiten und Räumen bzw. Wegen dorthin (Links) Einbindung von Raumlinks bei direkter Teilnahme in Konferenzräumen, ggf. mit kurzem Installationshinweis, ggf. Briefing Moderator:innen, um Teilnehmende nach Sessionende wieder zurück zu navigieren (Interaktion via Videokonferenz mit Chat und ggf. Bild, Ton) VS. Eingebetteter Stream mit zugehöriger Chat-Funktion (Interaktion via Chat)
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