2.1 Erst das Ziel, dann die Tools

Beitrag von Ina Zukrigl-Schief

Wie kann ich sinnvollerweise vorgehen, wenn ich eine virtuelle Veranstaltung plane? Wo beginne ich? Wie komme ich zum Ergebnis und was berücksichtige ich bereits bei der Konzeption?

Bei der digitalen Zusammenarbeit wirken vier Faktoren zusammen: das Mindset (Haltung und Sinn+Zweck), die Technik, Interaktionsformate, körperliches Wohlbefinden. Sie beeinflussen sich gegenseitig und sind immer Bestandteil: ob sie nun bewußt überdacht werden, oder nicht.

Eigene Darstellung von Ina Zukrigl-Schief

👉 Bei der Konzeption von Online-Veranstaltungen sah bei den meisten Veranstaltern die Aufmerksamkeitsverteilung aber eher so aus:

Eigene Darstellung von Ina Zukrigl-Schief

Technik

Überlegungen zur virtuell eingesetzten Technik nehmen derzeit viel Raum ein. Durch die beschleunigte Digitalisierung sind einige Anwendungen (wie Zoom) Standard-setzend in den Fokus gerückt, gleichzeitig werden unzählige neue Apps entwickelt. Der Markt an Anbietern von Konferenzumgebungen, Videotechnologien und Apps, die kleine Interaktionen fördern, wächst und differenziert sich.

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Kleinere Anwendungen, die für Diversifizierung sorgen, punkten, indem sie für Datenschutz, Anwenderfreundlichkeit und neue praktische Features sorgen. Für die Konzeption spielt die gewählte Technik natürlich eine Rolle, aber auch hier lohnt es sich erstmal anwendungs- und beziehungsorientiert zu denken, sprich der Frage nachzugehen, wie ich die Technik möglichst barrierefrei einsetze und wie sie meine Interaktionen bestmöglich unterstützt.

Digitale Veranstaltungen erfordern stets Orientierung und ggf. Wissensvermittlung, was Teilnahme-Optionen online betrifft. Nutzen wir den Chat oder arbeiten wir parallel im gleichen Dokument? Nutze ich dafür eine weit verbreitete Anwendung oder inspiriere ich die Teilnehmer durch neue Möglichkeiten der Dokumentation?

Grundsätzlich gilt:

• die Anzahl der eingesetzten Anwendungen sollte auf einem Bildschirm zu nutzen sein, im Regelfall also nicht mehr als zwei Anwendungen gleichzeitig.

• Kleingruppenarbeit braucht die Möglichkeit, Breakout-Räume zu nutzen, am besten flexibel und nach Bedarf der Time-Slots.

• Automatisches Zuweisen der Teilnehmer in Breakout-Räume spart Zeit.

• Eigenständige Wechsel zwischen den Räumen macht manche Formate wie Open Space erst zu dem, was sie ausmacht = eigenverantwortlich.

• Chat erzeugt einen linearen Fluss an Informationen. Das ist anders als ein Slide oder ein Whiteboard, das von Anfang mehr Möglichkeiten zur Mit-Gestaltung lässt.

• Screensharing ist eine in allen Anwendungen verfügbarer und akzeptierte Option

Doch Technik ist nur ein Aspekt im Zusammenwirken der Stellschrauben. Im Herzen und am Anfang aller Konzeptionierung stehen Überlegungen zu Haltung und Absicht der Veranstaltung.

Mindset

Das Ziel bestimmt den Weg, bzw. der Sinn und Zweck (das Warum) der Veranstaltung sind ein idealer Startpunkt. Beginne immer mit dem Sinn+Zweck oder: Warum ist diese Veranstaltung so ein wichtiger Beitrag? Wozu möchte sie beitragen?

Der Zweck könnte sein: „Wir wollen Ehrenamtlichen vermitteln, dass sie nicht alleine sind in ihrem Kampf gegen Leukämie“. Oder: „Wir zeigen neue digitale Wege für die Arbeit zum Analphabetentum auf, um die Gesellschaftsmitte zu sensibilisieren.“

Aus der Absicht folgt das konkrete Ziel. Woran erkenne ich denn, dass eine Veranstaltung gelungen ist? Möchte ich am Ende präsentable dokumentierte Ideen zu Prototypen im Dokumentenordner finden? Oder möchte ich erhitzte glückliche Gesichter und sammle individuelles positives Feedback?

Ein Ziel könnte z.B. lauten: „die Veranstaltung XY bringt die Teilnehmer kontinuierlich miteinander ins Gespräch und gibt Impulse zum Stand der Forschung zur Leukämie“ oder „Durch professionelle Unterstützung und Zeit können unsere Teilnehmer Ideen kreativ und mit viel Spaß in Prototypen rund um Analphabetentum umsetzen.“

Aus dem Zweck und dem Ziel formt sich bereits ein inneres Bild zur Veranstaltung. Was siehst du vor dir? Regen Austausch? Konzentrierte dichte Informationsvermittlung? Ergebnisorientierte Zusammenarbeit? Die Wahl der Interaktionsformate wird dein Ziel unterstützen und zum Erfolg bringen – mehr als die gewählte Technik.

Interkationsformate

Jede Zusammenarbeit erfolgt in einer Struktur: bewusst gewählt oder unwissentlich. Vorab stellen wir uns ein paar allgemeine übergreifende Fragen. Geht es um thematisch eigenständige Sessions oder beziehen sich die Sessions aufeinander? Wie schaffe ich einen sinnvollen Bogen von Anfang bis Ende, wo braucht es die ganze Gruppe in einem Raum, wo kann ich in Kleingruppen bis zu zwei Personen aufteilen? Wo trage ich mit Platz für spontane Angebote der Teilnehmer:innen dazu bei, das Wissen aller im Raum zugänglich zu machen? Und so weiter. Hier unterscheiden sich Präsenzveranstaltungen nicht von ihrer virtuellen Variante. Im Abschnitt 2.4. Design Elemente schauen wir uns genauer an, was die Struktur ausmacht. Partizipative Methoden wie der Open Space oder auch die zahlreichen Liberating Structures sind unter den Common Creatives lizenziert und in detaillierter Beschreibung im Internet verfügbar. Diese Formate sind einfach zu erlernen und mit jeder Gruppengröße einsetzbar.

Körperliches Wohlbefinden

Die Wahrung des körperlichen Wohlbefindens ist ein bisher stark unterbelichteter Aspekt bei der Planung von Online-Veranstaltungen. Julia Sklar beschreibt in einem Artikel in der National Geographic, welche ermüdende Leistung des Gehirn stemmen muss, wenn wir auf eine Galerieansicht im Video-Konferenzraum schauen: das zentrale Sehvermögen des Gehirns wird auf eine Weise herausgefordert, die es unmöglich macht, mit einem Blick alle Teilnehmer zu erfassen. Dabei wird das Gehirn von ungewohnten, übermäßigen Reizen überfordert, während es hyperfokussiert, aber vergeblich nach nonverbalen Hinweisen sucht.

Überlegt Euch, wie ihr zum Wohlbefinden beitragen könnt: Wie viele Pausen einräumen? Wie lange kann eure Zielgruppe vor dem Bildschirm verbringen? Wie wird die Bildschirmzeit genutzt? Wieviel Autonomie gewähre ich meinen Teilnehmer:innen, eigenverantwortlich für ihre Gesundheit zu sorgen: Geben wir lange Pausen vor, oder bieten wir einen Raum an, in dem ich mich regenerieren kann? Wo gebe ich Anregungen oder baue physische Übungen aktiv ein, erinnere die Teilnehmer:innen an die Möglichkeit, nur zuzuhören, oder überlege, welche Teile der Veranstaltung stattfinden können, ohne dass sich die Teilnehmer von den Bildschirm treffen, z.B. zeitversetzt und offline.

Kreatives Arbeiten beansprucht andere Regionen im Gehirn als logisches Denken. Ihr leistet einen Beitrag zu mehr Wohlbefinden, wenn ihr Phasen reinen Zuhören/ Zuschauen kurz haltet und mit interaktiven Formaten abwechselt, bei denen die Teilnehmer auch physisch in Bewegung kommen.

Welche Interaktionen nutze ich, um Abwechslung zu erzeugen? Zeitversetzte Aktivitäten können die Vorbereitung einer Arbeitssitzung im Austausch zu zweit per Telefon (und beim Spaziergang) einschließen. Auch Brainstorming-Aktivitäten, im ersten Schritt über Papier, eignen sich wunderbar für bildschirmfreie Zusammenarbeit. Mit steigender Bildschirm-Erschöpfung wird dieses Thema virulenter. Das Potential für Ideen ist hier noch lange nicht ausgeschöpft. (Ihr habt welche? Teilt sie hier!)

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