5.5 Erfolgreich im Team arbeiten
Veranstaltungen zu planen ist absolute Teamarbeit. Eine Veranstaltung braucht nicht nur ein Team fĂŒr seine Planung, sondern ein Team braucht auch Projekte, wie eine Veranstaltung, um sich weiterzuentwickeln. Gemeinsame Projekte sind Katalysatoren fĂŒr wichtige Entwicklungsprozesse im Team. Ein Projekt hat einen klaren Anfang und ein klares Ende und ganz besonders schön ist: Es hat ein Endprodukt, auf das man stolz sein kann!
In projektbezogenen Teams werden hĂ€ufig unterschiedliche Menschen zusammengebracht, die verschiedene Skills und Erfahrungen mitbringen. Man lernt sich kennen, man formiert sich, man tauscht sich aus und nicht selten wird auch sehr heftig diskutiert. Alles dafĂŒr, dass man sich am Ende, nach der Veranstaltung, stolz und zufrieden in den Armen liegt, freudig auf den Erfolg anstĂ¶ĂŸt und das Team feiert. Halt Stopp! Was ist denn, wenn man sich am Ende nicht in den Armen liegen kann?
Viele Veranstaltungen wurden ins Onlineformate ĂŒbertragen und auch die gesamte Planung geschieht vielfach aus dem Home-Office heraus. Das bedeutet: Viele dieser wichtigen Team-Momente entfallen oder ihnen wird nicht die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie verdient haben. Dabei ist ein Projekthöhepunkt, wie zum Beispiel eine Veranstaltung, aus Teamperspektive das Öl im Getriebe. Es belebt das Team, es bricht mit langweiligen Routinen und stĂ€rkt die Motivation.
In der analogen Veranstaltungsplanung werden diese Momente im Team meist ganz selbstverstÀndlich zelebriert (ohne, dass sie explizit in der Projektplanung erwÀhnt werden). In Onlineformaten wird ihnen aber selten Raum eingerÀumt.
Wie du deine nĂ€chste Veranstaltung auch erfolgreich fĂŒr dein Team planst, zeige ich dir in diesem Kapitel. Dazu möchte ich dir ein paar Gedanken und Tipps mit auf den Weg geben.

Technische Infrastruktur

Eine technische Infrastruktur, die Sicherheit gibt und die Arbeit vereinfacht, ist die Grundlage fĂŒr euer Team. So wie es unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Arbeitsweisen gibt, gibt es nicht das Standardmodell der technischen Infrastruktur. Sieh die technische Infrastruktur als deine UnterstĂŒtzung fĂŒr die Kommunikation und Kollaboration an, nicht als eine weitere HĂŒrde in eurem Arbeitsprozess.
Vielleicht bist du Vertreter:in von SeminarrĂ€umen, Flipcharts und Moderationskarten fĂŒr deine Teamsitzungen? Dann nutze auch gerne die entsprechenden Möglichkeiten, dies online umzusetzen. Mit einem digitalen Whiteboard oder auch einem Pad ist schon vieles möglich. Oder ihr sprecht einfach lieber ungestört bei einem Kaffee und tauscht euch danach per E-Mail aus?
Mach dir Gedanken ĂŒber die BedĂŒrfnisse deines Teams. Das geht mit der Zeit immer besser, je nĂ€her ihr euch kennt. Aber auch bei neuen Teams gilt: SpĂŒr nach, womit du dich wohlfĂŒhlst und was tatsĂ€chlich deine und eure Arbeit erleichtert. Eine gute Zusammenarbeit wird nicht an der Vielfalt der verwendeten Tools gemessen, sondern daran wie gut ihr euch auf euer eigentliches Projektziel konzentrieren könnt.
Trotz aller IndividualitĂ€t kann man ein paar allgemeine BedĂŒrfnisse eines Teams identifizieren:
Kommunikation: Ihr braucht eine Möglichkeit, schnell dringende Angelegenheiten zu kommunizieren, aber auch einen Weg fĂŒr wichtige Informationen, die nicht verloren gehen dĂŒrfen. Es geht um den Austausch von projektbezogenen Informationen, aber manchmal eben auch private Dinge. Überlege dir, welche Dinge dein Team gerne kommunizieren wĂŒrde und mit welchen technischen Hilfsmitteln und welchen Regeln dies erfolgen kann.
Kollaboration: Ein gesamtes Projekt ist das Ergebnis von immenser Kollaboration. In diesem Punkt geht es aber vor allen Dingen um Feedbackschleifen und die UnterstĂŒtzung von anderen Teammitgliedern. Wie kann ich gemeinsam mit jemand anderem etwas erarbeiten? Wie kann ich Feedback erhalten?
Ideen: Bei der Bearbeitung einer Sache oder auch in den Pausen können die Ideen manchmal nur so sprudeln. Ein geeignetes Ideenmanagement ist nicht nur super fĂŒr eine kreative Projektentwicklung, sondern auch ein großer Motivator. Wer liebt es nicht, seine eigenen Ideen RealitĂ€t werden zu lassen? Ihr benötigt einen Weg, eure Ideen zu sammeln und auch immer mal wieder anzuschauen.
Motivation: In Onlineformaten gibt es nur selten motivierende Worte. Denn einen Großteil der Arbeit macht man allein in seinem Home-Office und ist damit auch in schwierigen Momenten allein. Einen Kanal zu finden, der fĂŒr schnelle Motivation und Freude da ist, ist ein prima Hilfsmittel, um nach einem Tief schnell wieder hochbefördert zu werden.

Motivierende Routinen

Routinen entwickeln sich in einem Team und gerade am Anfang hat man recht einfach die Möglichkeit, neue Teamroutinen einzufĂŒhren. Bei bereits langjĂ€hriger Zusammenarbeit ist es hingegen mit etwas mehr Arbeit verbunden neue Routinen zu etablieren.
Euer Organisationsteam braucht Routinen, um Aufgaben mit weniger Energieaufwand zu erledigen, aber auch um Sicherheit zu schenken. Eine gemeinsame Routine schweißt euch als Team zusammen, denn es ist EURE Routine.
Auf der einen Seite gibt es die Management-Routinen, die euch helfen Verantwortlichkeiten zu regeln und auch bestimmte Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren. Sie geben dir als Projektverantwortliche:r Sicherheit, aber auch deinem Team. Denn Routinen sind eingeprobte AblĂ€ufe, die man, ohne zu ĂŒberlegen durchfĂŒhren kann. Das kannst du dir zum Beispiel fĂŒr den Umgang mit schwierigen Situationen zum Nutzen machen. Wie wĂ€re es zum Beispiel mit einer Routine fĂŒr den Umgang mit technischen Störungen?
Auf der anderen Seite gibt es Teambuilding-Routinen, die euch motivieren und den Teamspirit fördern. Das sind die Momente, die ich in der Einleitung dieses Artikels ansprach. Das gemeinsame Bier nach einem erfolgreichen Treffen, die Mittagspause oder auch nur die PlĂ€tzchen, die immer gemeinsam wĂ€hrend des Meetings gegessen werden. Es sind Kleinigkeiten, die aber fĂŒr euren Teamspirit wichtig sind. In der digitalen Welt muss dies gezielter eingeplant werden. Etabliert Routinen, die euch gemeinsam schöne Momente bescheren und euch als Team nĂ€her zusammenbringen. Das Feiern von Erfolgen ist wichtig und es spricht nichts dagegen, nach einer erfolgreichen Veranstaltung noch ein virtuelles Feierabendbier zu trinken.
Viele dieser Routinen passen also auch in eure Online-Meetings, denn sie sind der Moment, wo ihr euch als Team begegnet. Eure Online-Meetings sind nicht nur fĂŒr den reinen Informationsaustausch gedacht, sondern sollten auch immer zur Motivation genutzt werden. Wie man gute Online-Meetings hĂ€lt, erfĂ€hrst du in diesem Blogartikel.

Krisenlöser

Ob online und offline: Das bedeutet fĂŒr Teams in der Regel weder mehr noch weniger Krisen. Jedoch haben wir in der Regel mehr Erfahrung im Krisenmanagement bei offline arbeitenden Teams. Kein Grund zur Beunruhigung, denn online kommen die gleichen FĂ€higkeiten zum Einsatz: Empathie und Kommunikation.
Unstimmigkeiten und Konflikte kommen auch bei digitaler Zusammenarbeit vor. Es ist manchmal gar nicht so einfach Konflikte zu erkennen, da diese in der virtuellen Zusammenarbeit verborgen fĂŒr den Rest des Teams geschehen können, Schließlich kann man online sehr gut auswĂ€hlen, wer in ein GesprĂ€ch involviert ist oder nicht. Einen Konflikt zu lösen funktioniert digital wie analog sehr gut durch ein gemeinsames GesprĂ€ch. Sobald du einen Konflikt im Team bemerkst. sprich ihn offen an, denn so kannst du das Problem rechtzeitig auf den Tisch bringen.HĂ€ufiger als Konflikte ist aber NervositĂ€t ein Problem bei Online-Veranstaltungen. Gerade wenn dein Team noch relativ wenig Erfahrungen in diesem Format hat und vieles Neues kommt, fehlen doch die Teamkolleg:innen an der Seite. Ein Schulterklopfer, ein ermunterndes ZulĂ€cheln oder auch die Möglichkeit, flĂŒsternd etwas nachzufragen sind erstmal online nicht so leicht möglich. Aber mit etwas KreativitĂ€t kann man doch einen guten Ersatz finden. Ganz unkompliziert kann ein privater Chat das FlĂŒstern ersetzen. Ermutigende Nachrichten innerhalb des Teams ersetzen den Schulterklopfer und helfen ungemein. So fĂŒhlt man sich schon gleich nicht mehr ganz so allein in der Veranstaltung.