8.2 Inhalte für Referent:innen während der Veranstaltung
Auf Deiner individuell für Referent:innen gebauten Programmseite könnten sich nochmal die wichtigsten Hinweise aus Deinen technischen Briefings wiederfinden. Zum Beispiel die Bitte an Deine Referent:innen, dass sie während ihres Beitrags die Konferenzseite für Teilnehmende geschlossen halten, um eine Rückkopplung zu vermeiden. Und die Mikrofone auszuschalten, wenn sie nicht gerade sprechen, um eine gute Tonqualität zu erhalten.
Backstage-Chat
Auf der Seite für Referent:innen könntest Du ein (externes) Chat-Tool verlinken, über das Referent:innen und Organisator:innen sich hinter den Kulissen austauschen können. Hier bietet es sich an, je nach Größe der Veranstaltung und Anzahl der Mitarbeitenden, Chaträume für einzelne Ansprechgruppen einzurichten, z.B. für Speaker:innen, Chat-Moderator:innen und Moderator:innen, für den technischen Support, für Social Media-Betreuung, Live-Blogger und Medienpartner, für Veranstalter:innen und Partner:innen.
Auch Hinweise auf eine virtuelle Backstage-Afterparty oder Feedbackrunde am Ende der Veranstaltung könnten hier Platz finden.
Timetable
Die Zeiten, wann Referent:innen in den virtuellen Konferenzräumen erwartet werden, weichen in der Regel von den Startzeiten für Teilnehmende ab. Mit einer eigenen Programmseite für Referent:innen kann der Tagesablauf passgenau ähnlich einem Regieplan gestaltet werden. Hier finden sich also nicht nur die Informationen, wann sie in den Räumen erwartet werden (zum Beispiel 15 Minuten vorher) wieder, sondern auch, wann die Teilnehmenden hinzukommen und wann sie abmoderieren sollten. Sie finden hier auch die Direktlinks und Passwörter zu den Räumen und Chat-Räumen – und zwar in ihren Programmpunkten. Im Idealfalls nennst Du Deine Beteiligten hier direkt beim Namen – nicht nur die öffentlich mit Teilnehmenden geteilten Speaker:innen, sondern auch die Moderator:innen, Co-Moderator:innen und technischen Support.
Im Notfall
In wirklich dringenden Fällen kann eine Notfallrufnummer, eine Mobilnummer zur Veranstaltungskoordination, für Deine Referent:innen hilfreich sein. Auch Backup-Direktlinks zum Beispiel Embed-Links von Deinem Streaming-Tool zur Einbindung in SocialMedia, falls die Konferenzseite der Teilnehmenden down gehen sollte, kannst Du auch hier hinerlegen.
Abweichende Datenschutzbestimmungen
Falls für Referent:innen, zum Beispiel, weil ihre Beiträge aufgezeichnet werden, Teilnehmende über Chats mit ihnen interagieren, andere Datenschutzhinweise gelten als für Teilnehmende, können auf diese explizit auf der Seite für Speaker:innen hingewiesen werden.
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